Satınalma süreci, doğru mal ve hizmetleri, doğru fiyatlarla ve zamanında temin edebilmek için belirli terimler ve teknikler kullanılarak yönetilir. İşte satınalma terimleri ve teknikleri:
Satınalma Terimleri
- Teklif (Quote/Offer): Tedarikçilerin belirli bir mal veya hizmet için sunduğu fiyat teklifidir. Genellikle kalite, teslimat süresi ve diğer şartlarla birlikte verilir.
- Satınalma Siparişi (Purchase Order – PO): Satınalma departmanı tarafından tedarikçiye gönderilen ve satın alınacak ürün veya hizmetlerin, fiyatlarının ve teslimat koşullarının belirtildiği resmi bir belgedir.
- Tedarikçi (Supplier): Bir ürün veya hizmet sağlayan kişi veya firma. Tedarikçiler, mal veya hizmet temin eden taraflardır.
- Fiyat Teklifi (Request for Quotation – RFQ): Satınalma departmanının tedarikçilerden belirli bir ürün veya hizmet için fiyat almak amacıyla gönderdiği talep. RFQ, genellikle standart ürün veya hizmetler için kullanılır.
- İhtiyaç Analizi (Needs Analysis): Bir organizasyonun belirli bir malzeme, ürün veya hizmete olan ihtiyacını belirlemek için yapılan araştırma ve analiz süreci.
- Sözleşme (Contract): Satınalma sürecinde, tedarikçi ile yapılan resmi anlaşma. Fiyat, kalite, teslimat süresi, ödeme şartları ve diğer koşullar sözleşmede belirtilir.
- Teslimat Süresi (Lead Time): Bir ürünün siparişi verildikten sonra, tedarikçi tarafından temin edilip müşteriye teslim edilene kadar geçen süredir.
- Fatura (Invoice): Satın alınan ürün veya hizmet için tedarikçi tarafından düzenlenen ödeme talebidir. Fatura, genellikle ödeme koşulları ve ödeme miktarı gibi bilgileri içerir.
- Envanter (Inventory): Bir şirketin, depolarda bulundurduğu malzeme, hammadde, yarı mamul ve nihai ürünlerin toplamıdır.
- Satınalma Anlaşması (Purchase Agreement): Belirli bir tedarikçi ile uzun vadeli tedarik ilişkisini düzenleyen anlaşmadır. Bu anlaşma, genellikle belli bir süre boyunca tedarik edilen ürünlerin fiyat ve koşullarını belirler.
- Karar Verme Kriterleri (Decision Criteria): Satınalma sürecinde, tedarikçi seçimi için belirlenen kriterlerdir. Fiyat, kalite, teslimat süresi, tedarikçi güvenilirliği gibi faktörler bu kriterlere dahil olabilir.
- Kabul Belgesi (Goods Receipt Note – GRN): Siparişi verilen ürünlerin teslim alındığını ve kabul edildiğini belirten resmi belgedir. Ürünlerin miktarını ve kalitesini kontrol etmek amacıyla kullanılır.
Satınalma Teknikleri
Satınalma teknikleri, tedarik zinciri ve satınalma süreçlerini optimize etmeye yönelik kullanılan yöntemlerdir. İşte yaygın olarak kullanılan bazı satınalma teknikleri:
- Tek Fiyat Tekniği (Single Sourcing)
- Açıklama: Şirket, belirli bir ürün veya hizmet için yalnızca tek bir tedarikçiye sipariş verir. Bu genellikle, tedarikçinin üstün kalite, güvenilirlik veya fiyat avantajı sunduğu durumlarda tercih edilir.
- Avantaj: İyi ilişkiler kurulabilir, daha düşük fiyatlar alınabilir.
- Dezavantaj: Tedarikçi bağımlılığı artar ve tedarik zincirinde sorunlar yaşanabilir.
- Çoklu Tedarikçi Tekniği (Multiple Sourcing)
- Açıklama: Aynı ürün veya hizmet için birden fazla tedarikçi ile anlaşma yapılır. Bu, risklerin dağılmasını sağlar ve tedarikçinin başarısız olması durumunda alternatif yollar sunar.
- Avantaj: Riskler azaltılır, fiyat rekabeti sağlanabilir.
- Dezavantaj: Tedarikçi yönetimi daha karmaşık hale gelir.
- E-Ticaret ve Elektronik Satınalma (E-Procurement)
- Açıklama: Satınalma süreci dijital platformlar üzerinden yapılır. E-Procurement yazılımları, tekliflerin alınması, siparişlerin verilmesi ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi gibi tüm adımları dijital ortamda yönetir.
- Avantaj: Süreç hızlanır, hata oranı düşer, verimlilik artar.
- Dezavantaj: Başlangıçta teknoloji yatırımı gerektirir.
- Hacimli Alım (Bulk Buying)
- Açıklama: Ürünlerin büyük miktarlarda alındığı bir tekniktir. Hacimli alımlar genellikle daha düşük birim fiyatla sonuçlanır.
- Avantaj: Birim maliyetler düşer, envanter sürekli temin edilir.
- Dezavantaj: Depolama maliyetleri artabilir, tedarikçilerle esneklik kaybolabilir.
- Just-in-Time (JIT)
- Açıklama: Malzeme ve ürünler, yalnızca ihtiyaç duyulduğunda ve talep doğrultusunda temin edilir. Bu teknik, envanterin mümkün olduğunca düşük tutulmasını sağlar.
- Avantaj: Depolama maliyetleri düşer, fazla stok riski azalır.
- Dezavantaj: Tedarik zincirindeki herhangi bir aksaklık, üretimi etkileyebilir.
- Toptan Alım (Wholesale Buying)
- Açıklama: Ürünler, büyük miktarlarda toptan alındığında, genellikle perakende fiyatlarından daha düşük bir fiyatla temin edilir.
- Avantaj: Yüksek miktarlarda alım, birim fiyatları düşürür.
- Dezavantaj: Yüksek miktarda ürün alınması durumunda stoklama sorunları ortaya çıkabilir.
- Fiyat Pazarlığı (Price Negotiation)
- Açıklama: Satınalma sürecinde, tedarikçilerle fiyat üzerinde pazarlık yapmak, daha uygun fiyatlar almak için kullanılan bir tekniktir.
- Avantaj: İyi bir pazarlıkla maliyetler düşürülebilir.
- Dezavantaj: Zaman alabilir ve tedarikçiyle ilişkilerde gerilim yaratabilir.
- Tedarikçi Geliştirme (Supplier Development)
- Açıklama: Tedarikçilerin kapasite, kalite ve verimliliklerini artırmaya yönelik stratejik faaliyetlerdir. Bu, uzun vadeli tedarikçi ilişkileri geliştirmeyi amaçlar.
- Avantaj: Daha kaliteli malzemeler, düşük maliyetler ve daha iyi teslimat süreleri sağlanabilir.
- Dezavantaj: Yatırım ve kaynak gerektirir.
